ASAL-USUL PUBLIC RELATION DALAM ORGANISASI
PR didalam organisasi bermula dari awal yang sederhana dan tak disengaja. Pada mulanya mungkin diawali dengan orang yang bertugas sekedar membalas surat-surat dari pelanggan atau anggota; orang yang membuat salinan surat, menulis advertising intitusional, atau menulis laporan tahunan; atau orang yang melayani tamu, menjalankan tur, atau mengatur rapat tahunan; atau orang yang bekerja sebagai ombudsman organisasi untuk kayawan dan lingkungan organisasi disekitarnya. Dalam organisasi lain, PR dimulai dengan publisitas produk dan jasa, mendukung kampanye advertising nasional, atau pengumpulan dana dan perekrutan anggota.
Akan tetapi pembentukan PR tidak selalu berasal dari sesuatu yang baik. Misalnya, keadaan darurat atau krisis seprti kecelakaan, penarikan produk, dan pemecatan bisa menarik perhatian publik. Jika tidak ada staff yang memenuhi syarat untuk menghadapi media dan menangani informasi publik akan terjadi krisis fungsi PR. Maka terpaksa dipanggil spesialis media atau penasehat PR dari luar untuk disewa dalam jangka pendek guna membantu mengatasi krisis dengan segera. Mereka ini mungkin kemudian diangkat sebagai pegawai tetap atau dikontrak dalam jangka panjang. Lama setelah krisis atau keadaan darurat usai, PR kemudian didefinisikan ulang agar sesuai dengan misi yang berubah, problem baru dan peluang baru, nilai dan pandangan dari pengganti CEO.
Karena ada banyak factor yang memengaruhi kemunculan PR didalam organisasi maka beberapa organisasi besar kadang-kadang hanya punya departemen PR yang kecil. Sebaliknya beberapa perusahan yang relatif  kecil justru punya banyak praktisi PR, dan kadang-kadang masih juga menyewa PR dari luar perusahaan. Banyak departemen bertanggung jawab langsung kepada CEO, sedangkan departemen lainnya bertangguang jawab kepada pejabat tinggi atau pemimpin bagian SDM atau marketing. Dalam beberapa organisasi, PR bertanggung jawab kepada pimpinan departemen hukum, beberapa organisasi tetap mengguanakan penasehat PR dari luar, meskipun sebenarnya membentuk staf PR internal diberi tugas yang justru akn lebih baik jika tugas itu ditangani oleh pihak luar.
Departemen PR dibeberapa organisasi memiliki staf yang banyak dan anggaran besar, meskipun alas an utama dari pembentukannya sudah lama dilupakan dan misi mereka tidak didefinisiakan dengan jelas. Departemen PR di organisasi lain yang diberi tugas berat seperti mengumpulkan dukungan publik, menetralkan  penentangan publik, atau menjalin hubungan baru ditingkat internasional, justru tidak punya staf atau dana yang cukup untuk menjalan kan program tugas-tugas tersebut
Kekacauan seperti diterangkan diatas ini menunjukan kelambatan dalam beradaptasi dengan perubahan. Bahkan para praktisi sendiri tidak sepakat dalam soal seprti apa struktur dan tempat terbaik untuk fungsi PR diberbagai tipe organisasi. Konsekuensinya, departemen PR internal dibuat secara tambal sulam agar sesuai dengan organisasi dan situasi khususnya, terutama agar sesuai dengan harapan CEO.
Pembentukan Departemen Public Relations
Posisi PR di bagan organisasi dan hubungannya dengan pimpinan manajemen (top management) srinkali dapat dijelaskan bagaimana fungsi PR ini muncul. Misalnya, para pemimpin manajer disebuah perusahaan yang tumbuh cepat menyadari bahw amereka utelah kehilangan hubungan dekat dengan karyawanya dan komunikasi tatap muka dengan semua karyawan sudah  tidak dimungkinkan lagi. CEO kemudian memerintahkan departemen sumber daya manusia untuk menyewa seorang penulis editor guna membuat berita mingguan untuk intranet peruasahaan dan memublikasikan newsletter mingguan untuk karyawan. Setelah kesuksesan upaya komunikasi karyawan ini, manajer akan segera meminta spesialis yang bersemangat dan ambisius tersebut untuk sesekali menulis beriyta tentang prestasi karyawan dan kesuksesan perusahaan. Tak lama kemudian, tugasnya bertambah menjadi penulis pidato untuk CEO dan melakukan kontak dengan media. Spesialis komunikasi ini kemudian memperkerjakan asisten untuk menangani kebutuhan komunikasi internal dan eksternal yang semakin bertambah.
Karena fungsi ini sudah berkembang bukan sekedar komunikasi karyawan balaka, maka pihak pimpinan manajemen memisahkannya dari departemen SDM dan memberinya nama baru “Departemen PR”. Manajer departemen baru ini bertanggung jawab langsung kepada CEO. Misinya adalah meningkatkan mutu komunikasi dan membangan hubungan yang lebih baik dengan stakeholder utama internal dan eksternal.
Setelah perusahaan terus tumbuh, dpartemen PR mengemban tanggung jawab menjaga hubungan dengan investor dan analisis financial, agen pemerintahan disemua level, kelompok masyarakat, koelompok linkungan, dan kelompok kepentingan lainnya, serta tenaga kerja yang makin beragam. Manajer PR dipromosikan menjadi wakil presiden dan mengankat manajer untuk area tertentu dalam departemennya. Vdalam beberpa kasus, akil presiden ini dipilih oleh suatu komite eksekutif dan berpartisipasi dalam pembuatan keputusan di level tertinggi.
Dari asal-usul dari tenaga pendukung komunikasi level bawah didepartemen SDM, peran PR terus berkembangsampai menjadi bagian integral  dari tim manajemen. Akan tetapi, agar tetap berada di tim manajemen, PR harus member kontribusi dalam meraih tujuan organisasi dan menunjukan akuntabilitas berdasarkan hasil yang dapat diukur.

Menyewa Penasihat Luar
Hubungan dengan perusahaan konseling dari luar juga bisa dimulai secara sederhana dan tak terduga. Misalnya, sebuah organisasi menggunakan perusahaan luar (kadang dinamakan “agen”) untuk melakukan survey opini publik tentang pabrik pengolahan sapai menjadi sumber energy. Setelah mendapat hasil riset, manajemen meminta perusahaan itu untuk menginterpretasikan temuan itu “dari perspektif orang luar” disini membantu menyelesaikan problem opini publik diidentifikasi dalam survey tersebut.. kesuksesan proyek ini membuat hubungan berlanjut dan berkembang setelah manajemen ini mengandalkan sepenuhnya kepada kemampuan PR dan perusahaan luar tersebut.
Klien [yakni manajemen] membayar perusahaan PR itu setiap bulan, agar bisa punya akses kepenasehat luar dan mendapat pelayanan dalam waktu tertentu setiap bulannya. Selain pelayanan dan saran reguler, mendesain dan menciptakan home page perusahaan di word wide web, dan merancang acara khusus untuk grand opening fasilitas baru. Perusahaan itu mendapat biaya tiap bulan sesuai kesepakatan atau mendapat bayaran tetap setiap bulan untuk semua biaya yang berkaitan dengan proyek tambahan.
Account executive perusahaan dan manajemen dpartemen internal bekerja sebagai satu tim untuk merancang dan menjalankan program PR. Para prmimpin perusahaan PR itu bertemu secara periodik dengan manajemen senior dan staf PR untuk mendiskusikan rencana dan menilai kemajuan. Hubungan klien – perusahaan ini makin erat sehingga account executive perusahaan PR ikut dalam banyak rapat perencanaan internal kliennya.
Tetapi kadang-kadang friksi atau perselisihan ketika account executive tidak hadir karena sedang melakukan perjalanan bisnis dan bekerja untuk klien lain, atau yang lebih sering perusahaan itu meminta tambahan biaya diluar perkiraan manajemen klien. Kemudian segera diadakan rapat untuk mendiskusikan tagihan tagihan tersbut dan dalam rapat tersebut baik account executive dan manajemen PR internal mengingat kembali bahwa biaya untuk membayar saran dari luar adalah biaya variabel dengan selalu menyadari bahwa klien dan penasihat luar bekerja dari perspektif yang berbeda. Bagaimanpun juga, perspektif dari luar itulah yang membuat organisasi tetap mempertahankan penggunaan perusahaan konseling dari luar.

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s