LAPORAN TAHUNAN (ANNUAL REPORT)

Pendahuluan

Penulisan laporan tahunan merupakan tantangan tersendiri bagi perkembangan keahlian menulis dari para praktisi. Hal itu dikarenakan teknik penulisan menggabungkan kemampuan menulis, menganalisisi, menginterpretasikan, data angka dan grafik kedalam bentuk tulisan yangbisa dengan mudah dipahami oleh public awam. Laporan tahunan merupakan perkembangan aktivitas dan pencapaian yang telah dilakukan oleh organisasi selama satu tahun dalam konteks yang luas. Data dan informasi akurat menjadi kunci atas penulisan laporan tahunan.

Laporan tahunan bisa menjadi daya tarik dan mampu mengkomunikasikan intisari perusahaan melalui integritas perusahaan melalui integritas desain dan tulisan. Bagi public sasaran dari laporan tahunan seperti investor, analisis keuangan, karyawan pemerinta. Laporan keuangan merupakan menjadi representasi budaya, karakter, dan filosofi yang dibawa oleh perusahaan. setiap halamannya menjadi penjabaran visi dan misi perusahaan yang terwujud dalam pencapaian dan prestasi melalui aktivitas yang telah dijalankan selama satu tahun sebelumnya

 

Laporan tahunan tidak seperti hanya berfungsi sebagai sumber dokumentasi informasi perusahaan apa yang telah dicapai selama satu tahun. Laporan tahunan juga bisa menjadi alat pemasaran yang efektifbagi perusahaan. Banyak investor yang mempelajari laporan tahunan perusahaan sebelum melakuan investasi dalam satu perusahaan.

 

Penelitian di 100 perusahaan besar menunjukan bahwa 60% laporan tahunan dibuat oleh jasa konsultan diluar perusahaan karena banyaknya waktu yang dibutuhkan untuk menyiapkannya, bahwa bisa lebih setengah tahun (Ronald goodman dalam Grunig dan Hunt, 1984:507). Penelitian lainnya menunjukan bahwa lebih dari 100 laporan keungan disusun berdasarkan “ramalan” terobosan dan kebiasaan (janet dayer dalam grunig dan hunt, 1984:507). Sementara itu penelitian lain yang dilaksanakan dalam suatu perusahaan dengan melakuan survey kepada 200 pengguna menunjukan hasil bahwa setengahnya membaca laporan tahunan. Dikatakan bahwa mereka membaca ulasan keuangan dan sesi diskusi manejemen dalam laporan tahunan tersebut dan menyatakan kesan bahwa laporan tersebut kering, kelihata tidak jelas dan figure yang ditampilkan penuh dengan catatan-catatan tambahan.

 

Fenomena penelitian diatas menunjukan bahwa sesungguhnya praktisi PR dalam perusahaan belum mampu menyusun & meulis laporan tahunan. Setidaknya ada tiga ulasan utama  untuk menjelaskan fenomena tersebut. Alasan pertama adalah kemampuan riset, analisis dan interpretasi data yang rendah dari para praktisi yang menjadi dasar atas laporan tahunan. Jika dirunut lebih lanjut, hal itu bisa disebabkan oleh latar belakang pendidikan dari sebagian praktisi yang bukan berasal dari bidang komunikasi, kedua pihak menejemen beranggapan bahwa laporan tahunan menjadi tanggung jawab dari bagian keuangan, pemasaran atau riset dan pengembangan. Padahal mereka bekerja dibagian tersebut lebih pintar menyampaikan data dalam angka dan bukan tulisan. Ketiga masih ada anggapan bahwa laporan tahunan tidak diberikan kepada public perusahaan sehingga laporan disusun berdasarkan ramalan dan kebiasaan. Hal yang penting adalah terdapatnya angka, grafik dan gambar untuk menarik perhatian

 

Persepsi yang keliru itu seharusnya diubah. praktisi PR perlu member pemahaman kepada pihak menejen bahwa laporan tahunan dapat berbicara lebih daripada angka, grafik, kata-kata dan gambar yang ditampikan . Lpaoran tahunan sesungguhnya mengkomunikasikan citra dan reputasi korporat yang kuat, bagaimana perusahaan dikelola dan bagaimana perusahaan menjaga hubungan dg publicnya tercermin via laporan tahunan harus digarap dengan sungguh-sungguh. kekeliruan penulisan bisa berdampak terhadap penurunan kepercayaan dan rusaknya citra perusahaan. Mengingat waktu yang dibutuhkan untuk menghasilkan laporan tahunan cukup lama, praktisi PR memerlukan teknik jaringan sebagai alat penting. Hali itu dikarenakan laporan tahunan merupakan kegiatan yang memerlukan biaya tinggi sehingga perencanaan anggaran biaya tidak bisa dihindari. Praktisi PR perlu menjalin kerjasama dengan bidang lain seperti bidang sumber daya manusia, riset dan pengembangan, pemasaran dan keuangan. Penggalian data yang berhubungan bisa didapatkan dengan membentuk tim penyusun yang berasal dari bidang-bidang tersebut.

 

 

Penulisan & Perencanaan Isi Laporan Tahunan

 

Laporan tahunan merupakan hal yang berifat umum, maka sebaiknya la[poran disusun secara objektif sehingga pesan-pesan yang disampaikan bisa dipergunakan untuk membangun kesadaran public akan perkembangan perusahaan. Apabila anda mengharapkan public memahai dengan baik kondisi keuangan perusahaan anda, maka anda harus bertindak fakta yang ada sebagai bahan untuk menyusun Draft laporan anda serta menggunakan teknik berhenti apabila sampai pada tanda tertentu, yang ditunjukan sebagian kecil sampel untuk membantu memeriksa kembali dan memahami isinya.

Secara umum, laporan tahunan disusun dan ditulis dalam bentuk majalah berita serta foto berwarna yang mengkilap serta desain yang menarik. Gambar dan grafik merupakan bagian yang penting dalam pembuatan laporan tahunan karena pembaca akan terbantu untuk memahami isi dan informasi yang disampaikan. Suatu penelitian yang dilakukan oleh beberapa perguruan tinggi di Winsconsin America tahun 1960 menounjukan bahwa gambar lebih mudah dipahami daripada tabel. Sebagai contoh, pembaca lebih paham jika melihat grafik dibandingkan melihat tabel yang panjang, dan penyajian per bagian akan lebih mudah untuk dipahami (Grunig & Hunt 1984).

 

Dalam penulisan laporan, perlu diangkat bahwa laporan ditulis dan ditunjukan kepada public yang sama setiap tahun sehingga upaya untuk mengevaluasi penerbitan laporan sebelumya bisa menjadi dasar penulisan laporan berikutnya. keuangan merupakan bagian yang cukup penting untuk diinformasikan. Untuk itu laporan tahunan harus selalu disiapkan dengan sebaik-baiknya. Saat awal penyusunan, tim penyusun laporan dapat mengajukan beberapa pertanyaan inti untuk mengembangkan laporan, seperti siapa public lain yang hendak dijadikan target sasaran selain public yang sudah menjadi target sasaran tetap setiap tahun? apakah peran karyawan sudah mendapatkan pemberitaan yang cukup selain, pandangan dan opini dari pihak menejemen? apakah kita perlu menunjukan program komunitas disekitar tempat perusahaan berada? Hal baru yang berhubungan dengan pencapaian perusahaan.

 

Banyak laporan tahunan dari berbagai perusahaan yang disusun menggunakan format majalah berita. Berikut beberapa hal yang dapat dijadikan panduan untuk menyusun dan menulis laporan tahunan:

 

Panduan menulis Laporan Tahunan

  1. Tentukan tujuan penulisan laporan tahunan
  2. Identifikasi public sasaran
  3. Kombinasiakan kata-kata, angka, grafik, & foto
  4. Klasifikasikan laporan kedalam beberapa bagian
  5. Masukan komentar dari pimpinan perusahaan
  6. Tentukan tema laporan
  7. Susunlah beberapa artikel mengenai aktifitas dan perkembangan signifikan laporan
  8. Persingkatlah: edit caption, hindari penjelasan foto yang berlebihan, ubahlah data financial kedalam grafik
  9. Permudahlah: tambahan subjudul atau atau spasi lebar untuk memecahkan paragraph panjang
  10. Perjelaslah: jangan menggunakan jargon atau istilah asing

 

Oleh karena sifatnya yang formal, penulisan laporan tahunan banyak yang menggunakan format berita dengan data & informasi yang akurat. sangat jarang penulisan laporan menggounakan teknik penulisan feature dimaksudkan untuk tujuan yang sedikit banyak berbeda dengan laporan tahunan. Meskipun demikian, tidak berarti bahwa penulisan laporan tahunan tidak ada yang menggunakan teknik penulisan feature yangmemunculkan komentar dari pihak pendonor maupun pihak yang diberi donor, baik dalam bentuk bantuan, program atau beasiswa, merupakan cara terbaik untuk menggugah para pendonor lain agar menyalurkan dana yang dimiliki.

 

KESIMPULAN

Laporan tahunan merupakan laporan perkembangan aktivitas dan pencapaian yang telah dilakukan organisasi selama satu tahun. Data dan informasi yang akurat menjandi kunci representasi dari budaya, karakter dan filosofi perusahaan yang mewujud dalam ritus, ritual, dan aktivitas perusahaan. Laporan tahunan dapat membangun citra dan reputasi perusahaan karena laporan merupakan bentuk tangguang jawab pihak manejemen perusahaan kepada publiknya. Laporan tahunan dapat menjadi alat komunikasi pemasaran yang efektif karena banyaknya investor yang mempelajari laporan tahunan sebelum melakukan investasi dalam perusahaan. Laporan tahunan yang baik biasanya mengandung paling tidak 5 bagian: ringkasan perusahaan; surat kepada pemegang saham; operasi perusahaan dan perkembangan signifikan pertanyaan financial, dan informasi seputar pejabat dan direktur perusahaan

 

4 pemikiran pada “LAPORAN TAHUNAN (ANNUAL REPORT)

  1. “LAPORAN TAHUNAN (ANNUAL REPORT) Seni Public Relation” was indeed a marvelous article, can
    not wait to look over alot more of your blog posts.
    Time to squander numerous time on the net lmao.
    Thank you -Haley

  2. Saya setuju dengan pendapat anda bahwa annual report memiliki fungsi sebagai sarana mengkomunikasikan reputasi perusahaan kepada publik. Berlandaskan hal tersebut, saya menyusun penelitian dengan judul “Annual Report sebagai alat pengelolaan reputasi perusahaan.”

    Apakah anda pernah membaca buku atau literatur yang mendukung pendapat tersebut?

    Terima kasih🙂

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s