NEWSLETTER

Satu lagi alat komunikasi yang dibuat oleh Public Relation, Yaitu, Newsletter. Alat ini dikenal pula dengan sebutan Editorial. Asal mulanya, Newsletter merupakan “House Journal” yaitu terbitan berkala yang diperuntukan untuk kalangan sendiri. Sekarang, ada perusahaan yang membuat newsletter secara khusus. Biasanya hal itu dijumpai untuk perusahaan besar yang cukup dana dan area usahanya cukup besar. Sedangkan perusahaan kecil yang dananya tidak begitu besar biasanya cukup membuat satu newsletter. Newsletter bersifat periodik waktu terbitnya berisi berita-berita dan artikel yang menarik dan sirkulasinya terbatas.

A. FUNGSI NEWSLETTER

Pada dasarnya, Newsletter merupakan karya jurnalistik yang berisi berbagai informasi yang berkaitan dengan aktivitas perusahaan dan anggota perusahaan. Newsletter kebanyakan tidak diperjualbelikan (private publication). Tetapi ada newsletter yang berlangganan terutama untuk eksternal, bentuk penyajiannya bermacam-macam, dari jyang mulai sederhana dan singkat (beberapa lembar saja) maupun yang lebih lengkap dan mendalam (seperti majalah & tabloid). Newsletter juga menggunakan media internet dikenal dengan “ezine” (electronic magazine) yang muncul diwebsite perusahaan.

Dengan membuat Newsletter, semakin membuktikan bahwa public relation tak ubahnya seperti wartawan yang melaksanakan profesi jurnalistik. Dalam pembuatan newsletter terdapat tahap pekerjaan jurnalistik, seperti mencari berita, menulis berita, mengedit, mengatur tata letak (layout), hingga percetakannya, Untuk percetakannya biasanya diserahkan kepada pihak lain.

Newsletter diharapkan berfungsi untuk

dapat memberikan dorongan untuk membuat komitmen memberikan yang terbaik bagi perusahaan serta perbaikan moral kerja karyawan-karyawanya, antara lain sebagai wahana pengakuan terhadap prestasi kerja karyawan.

sebagai media komunikasi yang menjebatani pihak manajemen dan karyawan sehingga terjadi komunikasi dua arah karyawan misalnya, bisa memperoleh informasi tentang strategi dan tujuan perusahaan serta informasi yang dibutuhkan untuk melaksanakan pekerjaan dengan baik.

sebagai media publikasi melalui penyampaian informasi tentang kegiatan atau apa saja yang berkaitan dengan perusahaan kepada pihak lain.

sebagai wahana penjalin hubungan dengan public internal & eksternal

sebagai representative citra Korporat dimata public baik buruknya kualitas newsletter akan menunjukan citra siapa pembuatnya.

Karena itu, isi newsletter bervariasi, beberpa jenis isi atau rubric yang bisa dimasukkan dalam terbitan newsletter antara lain:

kegiatan-kegiatan penting (rutin maupun incidental) yang dilakukan perusahaan, baik yang sasarannya untuk public internal atau eksternal, Misalnya rapat pemegang saham, pmeran dagang, menngelar seminar dan sebagainya.

kegiatan-kegiatan rutin maupun incidental yang dilakuakan karyawan misalnya kegiatan karyawan dalam proses produiksi olahraga bersama dsb.

tulisan khusus tentang profil karyawan dan pembeitaan penghargaan kepada karyawan berprestasi. Misalnya menulis profil pengabdian karyawan yang loyal selama puluhan tahun atau profil karyawan terbaik bulan ini.

artikel-artikel opini baik dari public relation menulis perlunya tentang produktivitas kerja untuk meningkatkan kesejahteraan bersama.

surat pembaca, berupa penyampaian ide, gagasan, kritik dan saran atau harapan-harapan karyawan

artikel dari public eksternal yang berkaitan denga aktivitas perusahaan

artikel umum sebagai variasi dan daya tarik isi misalnya berita tentang kenaikan BBM atau tips-tips menyetir mobil yang baik. Termasuk disini informasi-informasi ringan seperti pengalaman selebritis mennguanak produk perusahaan tentu saja, porsi liputannya jangan terlalu banyak.

B. TEKNIK PENULISAN NEWSLETTER

Ketika merencanakan membuat newsletter, public relation harus menguaikan terlebih dahulu poin-poin penting berikut ini:

a.       siapa sasaran newsletter

pembentukan khalayak sasaran ini sangat penting diuraikan karena berkaitan dengan dengan rencana isi atua materi informasi yang harus disesuaikan dengan kebutuhan pembaca. Termasuk disini adalah cakupan pembaca. Selain itu juga sebagai dasar penentuan anggaran serta tata bahasa yang dipilih.

b.       jenis informasi yang ditampilkan

apakah hanya menampilkan informasi yang bersifat “activity atau progress report yaitu tentang aktivitas dalam perusahaan atau juga berisi artikel-artikel opini, karya tulis ilmiah dan sebagainya. Akan lebih menarik jika isi newsletter bervariasi. Jenis informasi ini tergantung pada jenis newsletter apakah untuk eksternal atau internal public. Apakah jenis informasinya ditunjukan untuk menjadi media komunikasi interaksi antara karyawan dengan manajemen, membantu pemasok memahami dan menjual produk perusahaan dsb.

c.       anggaran

semakin luas khalayaka sasaran yang dijangkau tentu akan membutuhkan biaya lebih besar. Anggaran juga ditentukan oleh bagaimana perwjahan newsletter. Newsletter yang dikemas dalam format luks dan berwarna tentu semakin mahal.

d.       kontinuitas

public relation harus merencanakan kontinuitas waktu terbit. Diharapkan newsletter bisa terbit berkala. Jika waktu terbitnya tidak konsisten akan mempengaruhi kepercayaan khalayak sasaran. Termasuk disini adalah penetapan jalur distributor kepada pembacanya.

e.       gaya dan format

Ini berkaitan dengan gaya bahasa, tipografi huruf, layout, jenis kertas, jenis terbitan, (majalah, tabloid, misalnya), pertimbangan rubric-rubrik dan sebagainya. Termasuk membicarakan tentang proses percetakan, deadline cara mencari berita atau siapa sumber beritanya. Nama newsletter juga perlu ditata yang baik, yang menarik, mudah diingat dan representasi dasra filosofis perusahaan. Sebailiknya gaya bahasa newsletter dikemas semenarik mungkin, komunikatif, dan jauh dari kesan formal. Hal ini agar tidak mengahambat jalinan komunikasi antara manajemen dengan karyawan. Gaya bahasa yang formal dan kalu sering dijumpai pada newsletter yang dibuat oleh lembaga-lembaga pendidkan maupun pemerintahan, Bahkan diinstitusi swasta pun demikian. Ini karena pengaruh budaya feudal dan birokrasi dimasyarakat kita.

Setelah memerhatikan hal-hal penting diatas selanjutnya public relation dapat memulai langkah-langkah penulisan newsletter yaitu:

1. Menentukan Materi Informasi

Materi informasi dapat disesuiakan jenis publiknya. Untuk newsletter eksternal harus disampaikan materi berupa kegiatan-kegiatan perusahaan yang berkaitan dengan konsumen. Diharapkan akan muncul “sense of belonging “ dan dapat menarik perhatian konsumen untuk berpartisipasi misalnya informasi tentang potongan harga bulan ini, member gathering, menu bulan ini, kejadian-kejadian lucu pada konsumen, pemenang undian dan sebagainya. Usahakan materi informasi tidak berisi pesan-pesan penjualan produk.

2. Mencari dan Menulis Berita

Public relation sebagai pemimpin redaksi sekaligus pencari berita bertangguang jawab atas ketersedian materi informasi yang akan dimuat. Disini akan dilakukan beberpa aktivitas pekerjaan mulai dari materi, menulisnya maupun penentuan tata letak serta desain grafisnya. Bermacam-macam cara memcari berita. Intinya sama seperti tugas jurnalistik. Publik relation bisa mencari beriuta melalui interview, Menggali data dokumen atau artikel-artikel lain. Lebih baik lagi jika public relation melibatkan karyawan untuk menyumbangkan tulisan mereka. mencari informasi bisa dengan berbagai cara, antara lain:

Sistem Beat, Yaitu ada anggata redaksi (reporter) yang bertugas mencari informasi pada wilayah tertrentu. Biasanya tugas ini bersifat permanen, misalnya ada yang bertugas dibagian HRD, dibagian front office, atau dikomunitas sekitar perusahaan.

Sistem tips atau follow up, Yaitu bila redaksi menerima informasi awal (bisa dari tlp atau surat) tentang sesuatu hal, kemudian informasi tersebut ditindak lanjuti oleh redaksi dengan terjun kelapangan

system wawancara, yaitu: system mncari informasi dengan melakukan wawncara terhaadap system informasi.

Sistem undangan, yaitu redaksi mengundang atau meminta pihak tertentu untuk menulis sebuah informasib atau artikel.

Sistem penugasan, yaitu redaksi menugaskan reporternya untuk meliput secara langsung sebuah event, baik event yang terjadi didalam atau diluar perusahaan, diselenggarakan oleh perusahaan atau diselenggarakan pihak lain tetapi yang ada kaitannya dengan aktivitas perusahaan.

Pemahaman atas dunia jurnalistik (kewartawanan) mutlak dimiliki seorang public relation, seprti pemahaman terhadap kode etik jurnalistik, teknik fotografi, kaedah bahasa yang benar, teknik mencari dan menulis berita dan editorial serta teknik wawancara.

3. Tentukan Batas Deadline

Dalam pembuatan newsletter dikenal prinsip newsletter akan kehilangan wibawanya bila sering terlambat terbit dan tidak bisa dipastikan kapan terbitnya.

4. Memberi foto atau Gambar Menarik

Newsletter cetak sebaliknya dicetak pada kertas yang berkualitas baik serta diberi variasi foto yang menarik. Perwajahannyapun harus menarik hingga muncul kesan luks. Newsletter membawa citra perusahaan, jika baik maka citra perusahaan akan terkatrol.

5. Mengedit dan mengatur naskah.

Praktisi public relation harus berlaku sebagai seorang editor naskah yang baik, sehingga mampu memperbaiki naskah-naskah yang kurang layak. Dlam tahapan ini, public relation mengedit tulisan, format newsletter, jumlah artikel yang dimuat dimana foro-foto yang akan diletakan, desain animasinya, bagaimana hedlinenya dan sebagainya. Termasuk dalam proses ini adalah composing, desain dan layout.

6. Proses mencetak

proses mencetak adalah proses yang meliputi beberapa kegiatan antara lain sinkronisasi pewarnaan, pembuatan montage dan film pencetakan, cutting sisr, lipat jilid, package dan distribusi.

7. Newsletter Bukan Media promosi produk

Sekali lagi, Newsletter adalah media komunikasi yang berisi berita tentang aktivitas manajemen, karyawan, konsumen dan public lainnya. Newsletter bukan media penjualan produk. meski diperbolehkan, pemuatan pesan penjualan produk secara langsung (iklan), harus dibatasi pemuatannya.

8. Melakukan Ulasan (evaluasi)

setelah newsletter terbit, tugas public relation sebagai editor adalah mengulas terbitan baru tersebut. Publik relation harus mengulas bagaimana respon pmbacanya, misalnya. prinsipnya public relation harus memastikan agar terbitan berikutnya dapat diperoleh hasil yang lebih baik (for better tomorrow). Riset untuk mengetahui kepuasan dan tingkat pemahaman pembaca atas isi newsletter perlu dilakukan dalam melakukan ulasan perlu diarahkan agar berita dalam newsletter menimbulkan persepsi negative dalam diri pembaca terhadap citra korporat dengan menampilkan berita-berita negative

9.       Peralatan pracetak

kegiatan mencari dan menulis berita merupakan kegiatan pracetak . Dalam tahap ini diperlukan beberpa peralatan antara lain:

–          Kamera

–          Alat perekam suara

–          computer dan software untuk penulisan naskah, composing, lay outing.

–          flash disk dan CD

–          Perpustakaan Bank Data

10.     Peralatan percetakan

Untuk mencetak, Biasanya public relation menggunakan jasa pihak eksternal (percetakan). Beberapa peralatan yang harus diperlukan untuk tahap ini antara lain:

–          Mesin foto film

–          mesin cetak

–          tinta cetak

–          kertas

–          alat pemotong

–          alat penjilid dan wrapping

C.       ARTIKEL DAN EDITORIAL

Ada cara lain untuk menggapai publisitas media sehingga citra korporat dapat terwujud. Melalui karya tulisannya, public relation dapat mengisi rubric artikel dan editorial dari surat kabar atau majalah. Artikel yang ditulis Publik relation berisi ide, gagasan atau pandangan public relation mengenai fenomena sosial yang saat itu sedang terjadi di masyarakat. Dengan menulis artikel, khalayak akan mengenal public relation dan perusahaan karena identitas penulis ditulis lengkap dengan pekerjaannya. Selain itu khalayak akan menghargai public relation sebagai orang yang mempiunyai daya analisis dan kemampuan menulis yang baik. Mungkin khalayak akan berkata dalam hati “wah…..hebat nih PR-nya hotel x…..pintar menulis….

Namun demikian, penulisan artikel dimedia lebih didominasi oleh lembaga-lembaga pendidikan. Meamang ini hal yang wajar mengingat poduk inti (core product) lembaga pendidikan adalah ilmu pengetahuan. Banyak terdapat pemikir dan ilmuan (dosen) dalam lembaga pendidikan. Bahkan menulis artikel dimedia adalah cara efektif berpromosi bagi lembaga pendidikan. Tulisan dosen yang dimuat di media adalah publisitas gratis bagi organisasi. Ini bisa membangun citra universitas sebagai “mangkalnya orang-orang pandai”. Banyak dosen yang menulis artikel dimedia merupakan salah satu indicator kualitas suatu lembaga pendidikan. Sebenarnya menulis artikel bukan monopoli lembaga pendidikan. Publik relation perusahaan pun bisa memanfaatkannya. Tergantung kemampuan dan semangat saja.

Tentu saja ini memerlukan kerja keras agar tulisan artikel public relation dimuat dimedia. Ada mekanisme seleksi yang berada pada masing-masing media. Yang bisa dilakukan oleh public realtion adalah memahami teknik-teknik menulis artikel iuntuk media massa. Karena untuk konsumsi media massa, Maka penulisan artikel juga mengadopsi teknik dasar jurnalistik.

1.       Prinsip menulis artikel media massa

–          Pilih tema yang menarik (bernilai berita) dan actual

Yang sering terjadi adalah tema-tema yang saat itu sedang ngtren atau hangat. Tulisan musti actual dan baru “Baru” juga berarti belum pernah dimuat dan bukan jiplakan. Misalnya dalam rangka memperingati Hari Ibu, Publik relation bisa menulis tentang fenomena wanita karir dalam dunia bisnis. Pilihlah sisi-sisi menarik dari tema peristiwa tersebut yang mengandung pro-kontra atau bahkan opini anda berbeda dengan kebnyakan opini. Contoh : Ketika hamper semua orang menuntut agar tayangan “Smackdoun “ distasiun TV Lativi dilarang, seseorang menulis bahwa tayangan itu bahwa tayangan itu tidak melanggar UU Penyiaran 32/2002. Bahkan sebenarnya tayangan sinetronlah yang perlu diatur isinya berdampak buruk bagi prilaku penonton khususnya anak-anak dan remaja.

–          Tema menyangkut kepentingan umum

Surat kabar dibaca oleh khalayak umum. Karena itu pilihlah tema-tema yang berkaitan dengan kepentingan sebagian besar pembaca. Jangan memilih tema yang menyudutkan pihak-pihak tertentu atau mengandung SARA. Bisa membuat kelompok lainnya marah. Jika tulisan ini dimuat, bisa-bisa medianya diserang khalayak yang merasa dirugikan oleh tulisan artikel.

–          Pilihlah judul yang singkat dan menarik perhatian

Judul adalah kepala artikel dan yang pertama dibaca orang. Judul yang panjang dan tidak menarik akan membuat tulisan anda tidaka akan dimuat dimedia. Judul yang menarik adalah judul yang merangsang perhatian untuk membacanya. Contoh: Judul “Smackdown” Tak Langgar UU Penyaiaran ADalah juduk yang menarik karena bertentangan dengan opini banyak orang yang menganggap acara TV tersebut berbahaya karena mengandung adegan kekerasan berlebihan dan perlu dilarang.

–          Judul Harus mencerminkan isi artikel

Jika judul tidak sesuai dengan keseluruhan isi artikel ini membuat pembaca terkecoh dan tulisan anda dinilai tidak berkualitas.

–          Tulisan artikel harus disertai analisis ilmiah logis dengan data-data yang akurat

Hal tersebut membuat tulisan anda berkualitas dan memdalam. Ini yang membedakan dengan tulisan orang kebayakan. Analisis ilmih logis merupakan cermin kemampuan penulis. Dat-data ini mencakup teori-teori opini-opin pakar dsb.

–          Artikel Harus singkat, padat namun mendalam

Jangan menulis terlalu panjang dan bertele-tele. Hlaman surat kabar sangat terbatas. jika terlalu panjang orang malas membaca. Agar singkat dan padat usahakan jang terlau banyak tema. Cukup satu tema untuk satu artikel. Tema adalah focus kajian, setelah itu anda tentukan lebih dulu pokok pikiran tiap alinea. Pokok pikiran merupakan merupakan point penting yang ingin anda tulis dan akan mengarahkan jalan pikiran anda. Supaya mendalam, anda harus menyertainya dengan data-data ilmiah. Panjang artikel 4-7 lembar kwarto dan spasi double

–          Prinsip “Names makes news”

muski bukan hal yang mutlak untuk penulis pemula dipertimbangkan untuk menggandeng kolega yang sudah dikenal media karena sekarang anda sudah dikenal dan tulisan anda diakui

–          Pilihlah cara pengiraman

Cara yang efektif mengirim artikel kemedia adalah melalui email. Biasanya media telah menyediakan alamat email dalam rubrik artikel opini. Email lebih cepat dan memudahkan media urntuk mengeditnya.

–          Tulis eksklusif

Tulislah bahwa artikel anda hanya dikirim untuk satu media saja. Anda tulis diawal sebelaum atau dibawah judul. Misalnya “hanya untuk dikirim ke rubrik opini Jawa Pos”

–          Gunakan bahasa yang baik dan benar

Bahasa yang benar adalah sesuai dengan kaidah berbahasa indonesia. Sedangkan bahasa yang baik adalah bahasa jurnalistik sesuai dengan kebijajakan redaksional media masing-masing. Anda harus paham karakter yang ada yaitu bahasa maupun khalayak pembaca media bersangkutan.

–          Tulis identitas yang lengkap dan jelas

Dalam artikel itu tulislah identitas diri anda lengkap dan jelas, meliputi nama lengkap dan gelar, pekerjaan alamat kantor foto copy KTP di scan. Identitas gelar dan pekerjaan bisa disesuaikan dengan tema tulisan, Misalnya jika anda seorang dokter gigi anda bisa menulis pekerjaan anda sebagai “pemerhati masalah-masalah social”. Saat anda menulis artikel berjudul “ Sulit mencegah kekerasa dalam rumah Tangga”. Cantumkan pula nomor rekening anda untuk memudahkan media menstransfer reward atas dimuatnya tulisan.

–          Banyaklah membaca dan latihan menulis

Anda akan dapat menulis artikel dengan baik dan lancer, bila anda banyak membaca, Dengan membaca, wawasan anda luas sehingga analisis anda mendalam. Banyaklah latihan latihan menulis agar informasi yang yang anda peroleh dari kegiatan membaca tidak terbuang. Seperti kata Kon Fu Tse “Jika anda mendengar anda lupa ; jika anda melihat (membaca) anda ingat; jika anda lakukan (menulis) anda kuasai.

–          Atikel ditulis secara argumentasi atau eksposisi

Artikel argumentasi bermaksud memepersuasi atau meyakinkan pembaca akan opini, pendapat dan pandangan penulis terhadapa masalah yang menjadi tema artikel. Sedangkan artikel yang memberikan penjelasan yang menjyeluruh (informative) atau intruktif tentang berbagai sisi kehidupan. Keduanya memerlukan data-data empiris dan ilmiah agar memudahkan meyakinkan orang lain.

–          Jangan mudah menyerah

Banyak penulis yang berhasil bukan pada saat pertama. Banyak orang yang tulisannya dimuat media setelah dia mengirim nbeberpa tulisan. Jangan cepat putus asa, terus semangat, terus mencoba. Setiap usaha pasti menghasilakan senyum.

2.       Corak Penulisan Artikel

Corak penulisan artikel atau karangan mempunyai corak masing-masing. Corak ini adalah bagaimana cara menulis bertutur. Secara umum terdapat 4 corak penulisan artikel atau karangan, yaitu, Narasi, Deskriptif, Eksposisis dan Argumentatif

a.       Narasi

Narasi adalah corak penulisan artikel dimana cara penuturannya secara kronologis. Urutan kejadian dikupas secara berurutan dan sistematis. Narasi menngambarkan aksi-aksi, apa yang sedang terjadi dan apa yang akan terjadi. Narasi berfungsi membuat hidup tulisan, karena pembaca terdorong berimajinasi tentang kejadian yang diceritakan. Yang termasuk narasi adalah biografi, otobiografi, cerpen atau novel. Corak ini sangat tepet untuk menari perhatian dan menjelaskan ide-ide.

b.       Desskriptif

Adalah keadaan atau kejadian-kejadian pada umumnya dilukiskan sehidup-hidupnya sehingga pembaca merasa seakan-akan menyaksikan sendiri kejadian-kejadian itu. Misalnya jika kita menulis tentang suasan perkuliaahan, kita mendeskriptifkan bukan hanya proses belajar mengajar tetapi jga interior kelasnya, kondisi bangku, suasana lingkungan kelas, lingkungan diluar kelas dsb. Intinya penulis mencoba merangsang bukan hanya indera mata, teapi juga perasaan, selera Bau, emosi, pendengaran dll. Yang termasukkarangan deskriptif adalah cerpen dan novel. Cocok ketika anda ingin menjelaskan bagaimana sesuatu berfungsi. Membatu khalayk visualisasi objek dengan menciptakan impresi-impresi indera.

c.       Ekposisi

Karangan ini berisi penjelasan-penjelasan yang bersifat informative atau intruktif tentang berbagai aspek kehidupan manusia.

d.       Argumentasi

Karangan ini bermaksud mempersuasi atau meyakainkan pembaca akan opini, pendapat dan pandangan penulis terhadap masalah yang menjadi tema artikel

9 pemikiran pada “NEWSLETTER

  1. Trimks atas tulisan ini. Saya memang membutuhkannya sebagai tambahan referensi dalam membimbing temana-teman guru maupun siswa yang ingin membuat newsletter bagi kelompok mereka.

  2. Thanks Pak/Ibu, tulisannya sangat membantu bagi saya yang awam jurnalistik yang kebetulan dapat tugas buat newsletter kantor

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s