Newsletter

Pengertian Newsletter 

Rumanti (2004:119) menyebutkan bahwa newsletter, adalah sebuah tipe in house jurnal yang berisikan inti sari berita berita (berita yang singkat) ukurannya bisa sama dengan majalah pada umumnya hanya jumlah halamannya yang lebih sedikit. Sedangkan menurut Ruslan (2010:196) menyebutkan bahwa demi newsletter merupakan media informasi atau siaran berita yang singkat, ditujukan kepada pembaca yang sibuk atau tidak memilik waktu yang banyak untuk membaca berita terlalu panjang dan terperinci.

Menurut Kriyanto (2008:162) menjelaskan newsletter merupakan in house journal yakni terbitan berkala yang diperuntukan untuk kalangan sendiri, berdasarkan teori diatas maka Penulis memahami bahwa newsletter adalah media internal perusahaan yang berisikan tentang informasi dan aktifitas yang dilakukan karyawan atau perusahaan dan jumlah halamannya lebih sedikit di bandingkan dengan majalah.

             Menurut Kriyantono (2008:163), menjelaskan fungsi newsletter sebagai berikut:

  1. Dapat memberikan dorongan untuk memperkuat komitmen, memberikan yang terbaik bagi perusahaan serta perbaikan moral kerja karyawan-karyawannya. Antara lain sebagai wahana pengakuan terhadap prestasi kerja karyawan.
  2. Sebagai media komunikasi yang menjembatani pihak manajemen dan karyawan sehingga terjadi komunikasi dua arah.
  3. Sebagai media publikasi melalui penyampaian informasi tentang kegiatan atau apa saja yang berkaitan dengan perusahaan kepada pihak lain.
  4. Sebagai wahana penjalin hubungan dengan Publik internal dan eksternal
  5. Sebagai representative citra korporat di mata Publik baik buruknya kualitas newsletter akan menunjukan citra siapa pembuatnya.

Penyusunan dan Penulisan Newsletter

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dan dipertimbangkan dalam penyusunan dan penulisan newsletter.

1. Tentukan Format Newsletter

Apakah newsletter akan dicetak atau dikirim dalam bentuk E-mail? Jika dicetak, apakah cukup dengan dua sampai empat halaman atau lebih? Akankah dicetak dengan warna hitam putih, dua atau empat warna? Perlukan mempergunakan logo perusahaan? Tata letak yang menarik juga terkadang membutuhkan tenaga ahli. Semuanya perlu dipertimbangkan karena berhubungan dengan anggaran.

2. Selalu Pikirkan Publik Sasaran

Apa yang relevan bagi Publik? Hal-hal apa saja yang penting? Menjadi suatu tantangan bagi para praktisi untuk menemukan cara agar pembaca merasa nyaman saat menyimak informasi yang ada. Ketika Publik sasaran adalah publik internal dari sebuah lembaga pendidikan bahasa inggris, misalnya, akan lebih baik newsletter di tulis dalam bahasa inggris.

3. Menjaga Keteraturan Penerbitan

Praktisi Public Relations harus bersikap realistis terhadap seberapa jauh dia mampu secara teratur menulis dan mengedarkan newsletter. Harus diingat bahwa seorang praktisi tidak hanya menulis. Oleh karena itu, ada baiknya mengajak bagian lain untuk menulis newsletter perusahaan dan praktisi akan bertindak sebagai editor.

4. Mulailah dengan Tulisan yang Memilik Latar Belakang yang baik

Newsletter yang paling mendasar harus terdiri dari beberapa item berita singkat, cerita lead, dan pesan dari pihak manajemen. Baru kemudian dikembangkan dengan memasukan tulisan feature, kolom, editorial, kartun, berita organisasi dsb. Seringkali riset pustaka dan wawncara perlu dilakukan membangun cerita yang kuat. Cerita yang ditulis tanpa dasar akan menggangggu reputasi perusahaan jika dikemudian hari diketahui bahwa praktisi tidak jujur dalam penulisan berita atau feature dalam newsletter.

5. Gunakan Headline dalam Setiap Artikel dan Captions untuk setiap Gambar

Terkadang, newsletter untuk Hotel, Restaurant, atau Spa, lebih didominasi oleh gambar yang cerah untuk menarik publik sasaran. Newsletter dari industri jasa tersebut seringkali berisi produk jasa atau makanan yang ditawarkan.

6. Pertimbangkan Bagaimana Newsletter akan Dibaca Sebelum Mempertimbangkan Penampilan

Grafik yang atraktif dapat mengganggu isi newsletter.  Isi yang relevan dan ditulis dengan baik harus dapat di baca sebagai sebuah artikel walaupun sederhana. Selain itu, newsletter yang dikirim lewat email juga akan memiliki karakteristik yang berbeda dengan versi hardcopy.

7. Lead Dengan Item yang Kuat Memiliki Daya Tarik yang Kuat

Belajarlah dari intitusi media massa terbaik. Seseorang memutuskan untuk membaca atau tidak dalam hitungan detik. Editorial atau pesan dari pimpinan harus memiliki ruang tetap setelah item lead. Berita organisasi atau yang lebih spesifik ditempatkan sesudahnya. Hal tersebut akan berpeluang terhadap pemberian perhatian. Sementara yang sudah familiar dengan newsletter anda akan tahu dimana harus mencari informasi yang mereka ingikan.

8. Pelajari Perbedaan Antara Informasi Sederhana dengan Sebuah Cerita

Informasi menjadi sebuah cerita ketika seseorang membicarakannya. Kutip beberapa sumber saat menulis cerita. Kutipan membuat cerita menjadi lebih hidup. Kutipan diharapkan dapat menginspirasi orang lain untuk melakukan hal yang sama yang ditulis dalam newsletter.

9. Newsletter yang Berhasil Tergantung pada Sumber yang Banyak dan Terpercaya

Pertimbangkanlah kotak penghargaan yang berisi daftar orang yang memberi kontribusi terhadap penulisan sebuah isu. Hal itu akan mendorong seseorang untuk membantu dan memotivasi orang lain agar bersedia berpartisipasi.

10. Selalu Berusaha Mendapatkan Respon dari Pembaca atau Publik Sasaran.

Amati publik bagaimana membaca atau men-scan newsletter. Bicaralah dengan beberapa pembaca sebagai sampling setelah penerbitan. Lakukan survei readership secara teratur. Analisis apa yang terjadi. Hal itu penting untuk perbaikan newsletter dimasa yang akan datang.

Fungsi newsletter adalah sebagai media untuk:

  1. Memotifasi karyawan/anggota perusahaan/organisasi/lembaga/komunitas lainnya untuk meningkatkan kinerjanya
  2. Menumbuhkan self of belonging (rasa memiliki) terhadap perusahaan/organisasi/lembaga/komunitas
  3. Menjamin arus komunikasi efektif
  4. Menampung dan menyampaikan aspirasi anggota
  5. Menyampaikan instruksi/informasi dari atasan
  6. Menyampaikan pengumuman penting

Ciri-ciri newsletter:

  1. Berisi informasi atau berita yang sesuai dengan minat pembacanya (anggota perusahaan/organisasi/lembaga/komunitas lainnya)
  2. Mengedepankan human interest
  3. Berisi informasi mengenai kegiatan perusahaan/organisasi/lembaga/komunitas lainnya
  4. Informasi yang disajikan bersifat ringan (mudah dibaca, mudah dimengerti)
  5. Profil pegawai
  6. Berupa lembaran, 1 lembar atau 2 lembar
  7. Desainnya menarik
  8. Banyak foto kegiatan perusahaan/organisasai/ lembaga/ komunitas lainnya
  9. Desainnya menarik dan penuh warna
  10. Penerbitannya berkala

Rubrikasi (rubrik yang seallu ada dalam setiap edisi)

1. Headline, berupa kegiatan besar yang berlangsung di perusahaan/organisasi/lembaga/komunitas lainnya
2. Profil anggota
3. Tips
4. Foto kegiatan
5. Humor
6. Informasi dari bagian SDM atau Humas
7. Prestasi perusahaan/organisasi/lembaga/komunitas lainnya

Susunan tim redaksi sederhana:

  • Pelindung
  • Pengarah
  • Penanggungjawab
  • Pemimpin redaksi
  • Wakil pemimpin
  • Redaksi
  • Redaktur Pelaksana
  • Editor
  • Layout/Desain
  • Reporter
  • Koresponden
  • Dokumentasi/foto
  • Sirkulasi/distribusi

 Berikut Contoh Company Profile Telkomsel: 

NewsLetter231110

Satu pemikiran pada “Newsletter

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s